# 정기 인보이스 생성 및 관리 방법

## 정기 인보이스 생성 및 관리 방법

반복 결제를 수동으로 관리하는 것은 시간도 오래 걸리고 실수도 생기기 쉽습니다. 정기 인보이스(Recurring Invoice)는 설정한 일정에 따라 자동으로 인보이스를 생성하고 고객에게 발송하여 이런 불편함을 해결해줍니다. 이 글에서는 정기 인보이스가 무엇인지, 어떻게 설정하는지, 빈도와 상태를 어떻게 관리하는지, 그리고 결제를 쉽게 추적하는 방법을 알아보겠습니다.

**목차**

* [정기 인보이스란?](#정기-인보이스란)
* [정기 인보이스의 주요 장점](#정기-인보이스의-주요-장점)
* [정기 인보이스 생성 방법](#정기-인보이스-생성-방법)
* [발송된 인보이스 및 결제 상태 확인](#발송된-인보이스-및-결제-상태-확인)
* [정기 인보이스 PDF 다운로드](#정기-인보이스-pdf-다운로드)
* [자주 묻는 질문](#자주-묻는-질문)

## **정기 인보이스란?**

정기 인보이스는 미리 예약된 인보이스 템플릿으로, 설정한 빈도에 따라 고객에게 자동으로 발송됩니다. 매 결제 주기마다 수동으로 인보이스를 생성하고 발송하는 대신, 한 번만 설정해두면 시스템이 알아서 처리해줍니다.

정기 인보이스는 지속적인 서비스, 구독 플랜, 분할 결제 상품을 제공하는 비즈니스에 특히 유용합니다. 시간을 절약해줄 뿐만 아니라 고객이 시기적절하고 일관된 청구를 받을 수 있게 하여 효율성과 고객 경험을 모두 개선합니다.

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### **정기 인보이스의 주요 장점**

정기 인보이스는 반복 결제를 관리하는 안정적이고 효율적인 방법을 제공합니다. 매번 수동으로 인보이스를 처리하는 대신 프로세스를 자동화하여 노력을 절약하고 고객에게 원활한 결제 경험을 제공할 수 있습니다.

* **시간 절약**: 반복적인 인보이스 작업을 자동화하여 비즈니스 운영에 집중할 수 있습니다.
* **정확성**: 일관된 템플릿을 사용하여 수동 오류를 줄입니다.
* **예측 가능한 현금 흐름**: 규칙적이고 신뢰할 수 있는 일정으로 결제를 받습니다.
* **고객 편의성**: 고객에게 명확하고 일관된 결제 주기를 제공합니다.
* **전문성**: 시기적절하고 체계적인 인보이스로 고객 신뢰를 강화합니다.

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### **정기 인보이스 생성 방법**

#### **인보이스 탭으로 이동**

왼쪽 메뉴에서 **Payments(결제)** 섹션으로 이동한 후 \*\*Invoices & Estimates(인보이스 & 견적)\*\*을 클릭하세요. 여기서 정기 인보이스를 포함한 모든 인보이스를 관리할 수 있습니다.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052899830/original/hqltOtDAHoUZ5oICuQ3QFBIlXZT4sXz80A.png?1756810208)

#### **새 정기 인보이스 생성**

우상단의 **New(새로 만들기)** 버튼을 클릭한 후 \*\*New Recurring Invoice(새 정기 인보이스)\*\*를 선택하세요. 이 옵션을 통해 선택한 일정에 따라 자동으로 반복되는 인보이스를 설정할 수 있습니다.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052899869/original/r3PukUbntbMpQyEcuRsDjVtqh74JSSdhBw.png?1756810241)

#### **비즈니스 및 고객 정보 추가**

**비즈니스 정보**를 입력하고 인보이스를 받을 **고객**을 선택하세요. 카탈로그에서 상품이나 서비스를 추가하고, 가격, 세금, 수량을 설정할 수도 있습니다.

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#### **인보이스 빈도 설정**

**How often?(빈도)** 드롭다운을 사용하여 인보이스가 생성될 빈도를 정의하세요(매일, 매주, 매월, 매년 또는 사용자 지정 간격). 이 설정이 정기 인보이스의 결제 주기를 제어합니다.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052899984/original/_OtF3Oy5wJqcMmNWGFuJ84X5IGaFNlLBHQ.png?1756810325)

#### **인보이스 빈도 이해하기**

빈도 설정은 인보이스가 얼마나 자주, 언제 생성되는지를 결정합니다. 일반적인 패턴들을 살펴보겠습니다:

**정기 간격**: 인보이스가 동일한 시간 간격으로 생성됩니다(예: 2일마다, 매주, 매월). 간격을 설정하면 수동으로 중단할 때까지 인보이스가 계속 생성됩니다. 예를 들어, 첫 번째 인보이스가 7월 5일이고 7일 간격으로 설정하면, 다음 인보이스는 7월 12일, 그 다음은 7월 19일에 생성됩니다.

**특정 요일**: 매월 첫 번째 월요일과 같이 특정 요일에 발송되도록 예약할 수 있습니다. 주간 서비스 제공업체나 월간 리테이너 같이 특정 날짜에 맞춰 결제하는 비즈니스에 유용합니다. 예를 들어, 8월 첫 번째 월요일이 8월 1일이라면 그날 인보이스가 발송됩니다. 12월 5일(12월 첫 번째 월요일) 이후 중단하는 등의 종료 조건을 설정할 수도 있습니다.

**연간 결제**: 매년 같은 날짜에 한 번 발송되도록 예약할 수 있어 연간 구독, 멤버십 갱신, 연간 서비스 요금에 이상적입니다. 예를 들어, 12월 31일을 선택하면 매년 그 날짜에 인보이스가 발송됩니다. 5회 발생으로 설정하면 5년 후에 종료됩니다.

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#### **시작일 및 종료일 설정**

첫 번째 인보이스를 발송할 \*\*Start Date(시작일)\*\*을 선택하고, **End condition(종료 조건)**(특정 날짜 또는 특정 횟수 후)을 정의하세요. 이를 통해 정기 인보이스가 원하는 기간 동안만 실행되도록 할 수 있습니다.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052900315/original/QwAsbHEmXmiPZHLE5KtTEPePYBQ-gbptCA.png?1756810532)

#### **미리 발송**

인보이스를 실제 만료일보다 며칠 전에 고객에게 발송할 수 있습니다. 이렇게 하면 고객이 만료일 전에 검토하고 결제를 완료할 충분한 시간을 확보할 수 있습니다. 예를 들어, 인보이스 만료일이 7월 18일인데 2일 전에 발송하도록 선택하면 고객은 7월 16일에 받게 됩니다. 8월 1일 만료인 다음 인보이스는 7월 30일에 발송됩니다.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052900494/original/7fL29WZOAPV0t0Z49hH4gafslqkxm6BVKw.png?1756810618)

#### **정기 인보이스 추가 옵션**

추가 세부 정보와 커스터마이징으로 인보이스를 개선할 수 있습니다. 이러한 옵션을 통해 정책, 수수료 또는 첨부 파일을 추가하여 인보이스를 더욱 전문적으로 만들고 비즈니스 요구에 맞게 맞춤화할 수 있습니다.

* **Terms and Conditions(약관)**: 인보이스에 적용되는 표준 정책이나 중요한 참고사항을 추가합니다(예: 결제 기한, 환불 정책).
* **Charge Late Fees(연체료 부과)**: 고객이 만료일을 놓치면 자동으로 연체료를 포함합니다.
* **Charge Processing Fees(처리 수수료 부과)**: 결제 게이트웨이나 거래 수수료를 고객에게 전가합니다(결제 설정에서 활성화된 경우).
* **Include Tipping(팁 포함)**: 고객이 인보이스 금액에 팁을 추가할 수 있게 합니다. 서비스업에 유용합니다.
* **Add Attachment(첨부 파일 추가)**: 인보이스와 함께 전송할 보조 문서, 계약서 또는 추가 세부 정보를 업로드합니다.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052901326/original/KZOGr_GUJWTDlPXLmli5GxFEETjn8XtIvA.png?1756810900)

**모범 사례**: 인보이스가 아직 초안(Draft) 상태일 때 빈도, 가격, 세금 등의 세부 사항을 다시 한 번 확인하세요. 템플릿이 활성(Active) 또는 예약됨(Scheduled) 상태가 되면 이러한 필드는 변경할 수 없습니다.

#### **정기 인보이스 종료**

인보이스 내 **More Options(더 많은 옵션, ⋮)** 메뉴에서 \*\*End Recurring Invoice(정기 인보이스 종료)\*\*를 선택하세요. 이렇게 하면 향후 인보이스 생성이 즉시 중단되며, 이미 발송된 인보이스의 기록은 보존됩니다.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052908735/original/uLAAHPKq2VcFlezqjueYotz3RLxaH5HJKA.png?1756813687)

#### **인보이스 기록 보기**

More Options(더 많은 옵션, ⋮) 메뉴에서 \*\*View History(기록 보기)\*\*를 선택하여 정기 템플릿에서 생성된 모든 인보이스를 확인하세요. 이를 통해 발송된 인보이스, 만료일, 결제 상태의 완전한 타임라인을 제공하여 고객 결제 활동을 쉽게 추적할 수 있습니다.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052908974/original/Rq0GtGg0yDU1soEcFt7EOmQULnlhqTrskg.png?1756813818)

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#### **정기 템플릿의 상태 및 작업**

정기 인보이스 템플릿은 결제 프로세스의 위치에 따라 다른 상태를 가질 수 있습니다. 각 상태는 템플릿으로 할 수 있는 작업과 할 수 없는 작업을 결정합니다. 이러한 상태를 이해하면 언제 변경이 가능하고 언제 확정되는지 알 수 있습니다.

* **Draft(초안)**: 템플릿이 생성되었지만 아직 활성화되지 않은 상태입니다. 이 단계에서는 자유롭게 편집하거나 삭제할 수 있습니다. 가격, 빈도, 상품 세부 정보를 조정하기에 가장 좋은 시점입니다.
* **Active(활성)**: 활성 템플릿은 현재 일정에 따라 인보이스를 생성하고 있는 상태입니다. 편집하거나 삭제할 수 없지만, 향후 인보이스를 중단하려면 \*\*End(종료)\*\*를 선택할 수 있습니다.
* **Scheduled(예약됨)**: 예약된 템플릿은 미래 날짜에 인보이스 생성을 시작하도록 설정된 상태입니다. 편집할 수는 없지만 주기가 시작되기 전에는 삭제하거나 종료할 수 있습니다.
* **Canceled(취소됨)**: 취소로 표시된 템플릿은 더 이상 인보이스를 생성하지 않습니다. 참조를 위해 표시되지만, 실제로 전송된 인보이스가 없는 경우에만 삭제할 수 있습니다.
* **Completed(완료됨)**: 완료된 템플릿은 인보이스 생성을 완료한 상태로, 보통 종료 조건(설정된 주기 수 등)에 도달했을 때입니다. 취소된 템플릿과 마찬가지로 실제로 전송된 인보이스가 없는 경우에만 삭제할 수 있습니다.

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#### **정기 인보이스 템플릿 관리**

**Recurring Templates(정기 템플릿)** 목록 보기에서 템플릿 옆의 **More Options(더 많은 옵션, ⋮)** 메뉴를 클릭하여 관리할 수 있습니다. 사용 가능한 작업은 다음과 같습니다:

* **View History(기록 보기)**: 템플릿에서 생성된 인보이스를 확인합니다.
* **View(보기)**: 템플릿을 열어 세부 정보를 검토합니다.
* **End(종료)**: 과거 인보이스는 그대로 두고 향후 인보이스를 중단합니다.
* **Delete(삭제)**: 템플릿을 제거합니다(전송된 인보이스가 없는 경우에만 가능).
* **Clone(복제)**: 유사한 설정으로 재사용할 수 있도록 템플릿을 복사합니다.
* **Convert to Template(템플릿으로 변환)**: 인보이스를 자동화를 위한 재사용 가능한 템플릿으로 저장합니다.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052909331/original/IJY_8np8wvNkKRns_pLRKHxuiSVHAXV-Cg.png?1756813972)

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### **발송된 인보이스 및 결제 상태 확인**

**Recurring Templates(정기 템플릿)** 페이지에서 \*\*Details(세부 정보)\*\*를 클릭하면 해당 템플릿에서 생성된 모든 인보이스를 보여주는 사이드 패널이 열립니다. 각 인보이스는 다음 상태 중 하나를 가집니다:

* **Sent(발송됨)**: 인보이스가 성공적으로 전달됨
* **Overdue(연체)**: 인보이스는 발송됐지만 결제가 아직 대기 중
* **Paid(결제됨)**: 고객이 인보이스를 결제함
* **Not Sent(미발송)**: 시스템 오류로 전달에 실패하여 재발송이 필요함

정기 템플릿이 예약된 경우 인보이스 빌더 내에서도 이러한 상태를 확인할 수 있습니다.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052910299/original/Gd1GkecLukfv7dyFmyPHqXisyNrsTdJkuw.png?1756814410)

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### **정기 인보이스 PDF 다운로드**

* Payments(결제) → Invoices(인보이스)로 이동하세요.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155064600882/original/G8-FW3-TwXIW5UdhxaXZk__3hWPVnMHX9Q.png?1770735096)

* 활성 정기 인보이스를 찾아 점 세 개(⋮) 메뉴를 클릭하세요.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155064601169/original/OtgWE0PusUhiQMmNWVapQDCLhWTj8qgVfA.png?1770735190)

* Copy Link(링크 복사)를 클릭하세요. 링크를 새 탭에서 여세요.

![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155064601777/original/cZHtKFW0HCTcg1bWP4rhPQpE08Kq5dQ_Ow.png?1770735345)

* \*\*Click Here(여기 클릭)\*\*를 선택하면 PDF 다운로드가 시작됩니다.

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### **자주 묻는 질문**

**Q: 정기 인보이스에서 참조(CC) 기능을 사용할 수 있나요?**

현재 **Hyperclass는 정기 인보이스 설정 과정에서 정기 인보이스에 자동으로 참조(CC) 수신인을 추가하는 기본 옵션을 제공하지 않습니다**. 주요 수신인(고객)은 지정할 수 있지만, 정기 인보이스 각 발생 시 추가 이메일 주소를 참조로 포함시키는 내장 필드나 UI 설정이 없습니다.

**Q: 정기 인보이스를 설정한 후에 일시정지하거나 수정할 수 있나요?**

네, 언제든지 정기 인보이스를 일시정지하거나 편집할 수 있습니다. 정기 인보이스 섹션으로 이동하여 특정 인보이스를 선택하고 필요에 따라 일정이나 세부 정보를 업데이트하면 됩니다.

**Q: 미결제 정기 인보이스에 대한 자동 알림을 고객이 받나요?**

Hyperclass는 기본적으로 미결제 정기 인보이스에 대한 자동 알림을 보내지 않습니다. 하지만 트리거를 사용한 자동화 워크플로우를 설정하여 연체 결제에 대한 알림을 보낼 수 있습니다.

**Q: 정기 인보이스에 커스텀 노트나 약관을 추가할 수 있나요?**

네, 정기 인보이스에 커스텀 노트나 약관을 포함시킬 수 있습니다. 결제 정책이나 개인화된 메시지 같은 중요한 세부 정보를 고객에게 전달하는 데 유용합니다.

**Q: 정기 인보이스를 무효(Void) 처리했는데 왜 시스템이 매월 계속 고객에게 인보이스를 보내나요?**

인보이스를 무효 처리하면 해당 월의 청구서만 취소됩니다. 시스템의 기본 정기 일정은 활성 상태로 유지되어 이후 매월 새 인보이스를 계속 생성하고 발송합니다.

자동화된 시리즈를 영구적으로 중단하려면 전체 일정을 종료해야 합니다:

* Payments(결제) → Invoices & Estimates(인보이스 & 견적)로 이동하세요.
* Recurring(정기) 탭을 선택하세요(화면 우측 끝).
* 고객의 활성 일정을 찾아 점 세 개(...)를 클릭하세요.
* End(종료)를 선택하세요.

**Q: 설정 수수료와 정기 결제가 별도 항목으로 표시되는 이유와 설정 수수료가 다시 청구되나요?**

설정 수수료와 정기 결제는 같은 상품 내에서 서로 다른 목적을 가지고 있어 별도 항목으로 나타납니다. 설정 수수료는 상품을 처음 구매할 때만 한 번 징수되는 일회성 선급 요금입니다. 구독(정기 결제)은 자체 결제 주기(월간, 연간 등)를 따르며 초기 결제 로직이 충족된 후에 시작됩니다. 설정 수수료 결제가 다시 발생하지 않으며, 구독 시작을 방해하지도 않습니다. 두 항목은 같은 상품의 일부로 함께 작동하되 각각 다른 결제 방식을 가집니다.

**Q: 정기 인보이스에 할인을 추가하면 영구적으로 적용되나요?**

특정 인보이스 초안에 "할인"을 추가하면 해당 결제에만 영향을 미칩니다. 정기 템플릿에 할인을 추가하면 향후 모든 결제에 적용됩니다. 일회성 할인의 경우 템플릿이 아닌 특정 초안을 항상 편집하세요.

**Q: 체험 기간을 추가했는데 첫 번째 인보이스에 설정 수수료와 첫 달 요금이 모두 표시되는 이유는 무엇인가요?**

정기 상품에 대한 인보이스를 생성하면 인보이스는 상품의 체험 기간을 인식하지 않습니다. 체험 기간은 구독 자체에 적용되며 인보이스에는 적용되지 않습니다.

**발생 이유**

* 인보이스는 체험 설정을 고려하지 않습니다.
* 설정 수수료가 있는 정기 상품을 인보이스에 추가하면 시스템은 설정 수수료와 첫 번째 정기 금액을 즉시 청구합니다.

**권장 해결책**은 두 개의 별도 인보이스를 생성하는 것입니다:

인보이스 1: 설정 수수료만 (설명에 체험 기간 명시).

인보이스 2: 체험 기간 종료 후 발송되는 정기 구독 인보이스.

이렇게 하면 고객은 선급으로 설정 수수료만 청구받고, 정기 요금은 체험 기간이 끝난 후 시작됩니다.

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*원문 최종 수정: 2026-02-10* *Hyperclass 사용 가이드 — hyperclass.ai*


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