# 문서 거절 기능으로 피드백 수집과 후속 조치 자동화하기

## 문서 거절 기능으로 피드백 수집과 후속 조치 자동화하기

Hyperclass의 **문서 거절** 기능을 사용하면 문서가 승인되지 않았을 때 체계적인 피드백을 쉽게 수집할 수 있습니다. 수신자는 문서를 거절할 수 있고, 비즈니스 사용자는 문서를 거절로 표시하여 결과를 기록할 수 있습니다. 이 가이드에서는 거절 옵션 사용법, 자동화와 이메일 템플릿 설정, 그리고 모든 거절된 문서를 추적하여 명확한 가시성과 후속 조치를 취하는 방법을 알아보겠습니다.

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목차

* [문서 거절 기능이란?](#문서-거절-기능이란)
* [문서 거절 기능의 주요 장점](#문서-거절-기능의-주요-장점)
* [수신자 플로우](#수신자-플로우)
* [비즈니스 사용자 플로우](#비즈니스-사용자-플로우)
* [자동화 (워크플로우)](#자동화-워크플로우)
* [이메일 템플릿](#이메일-템플릿)
* [거절된 문서 추적](#거절된-문서-추적)
* [자주 묻는 질문](#자주-묻는-질문)

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## 문서 거절 기능이란?

Hyperclass의 **문서 거절** 기능은 **Documents & Contracts** 도구를 통해 생성되고 공유되는 파일에 적용됩니다. 제안서, 계약서, 협정서 등의 문서에서 수신자가 문서를 서명하지 않고 남겨두는 대신, 미리 정의된 이유를 선택하거나 커스텀 메모를 추가하여 정식으로 거절할 수 있습니다. 비즈니스 사용자도 문서를 거절로 표시하여 기록을 정확하게 유지할 수 있습니다. 이 작업이 수행되면 문서 상태가 **거절됨**으로 변경되어 명확한 커뮤니케이션과 체계적인 피드백을 보장합니다.

거절 작업 후, 문서는 자동으로 **보관됨** 섹션으로 이동하며, 더 이상 서명할 수는 없지만 전체 히스토리 상세 정보와 함께 저장됩니다. 사용자는 누가 문서를 거절했는지, 언제 발생했는지, 그리고 왜 거절했는지 확인할 수 있어 팀에게 실행 가능한 인사이트를 제공합니다. 이는 책임감을 향상시킬 뿐만 아니라 워크플로우 자동화와 더 나은 후속 조치 전략을 가능하게 합니다.

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### **문서 거절 기능의 주요 장점**

문서 거절 기능은 클라이언트가 제안서, 계약서, 협정서를 수락하지 않는 상황을 더 쉽게 처리할 수 있게 해줍니다. 명확한 피드백을 수집하고 문서 상태를 **거절됨**으로 업데이트함으로써, 이 기능은 불확실성을 제거하고 자동화와 후속 조치의 기회를 만듭니다.

* **명확한 클라이언트 피드백**: 문서가 거절될 때 미리 정의된 이유나 커스텀 메모를 수집합니다.
* **워크플로우 자동화**: 상태가 거절됨일 때 알림, 후속 조치, 새 할 일 등의 액션을 트리거합니다.
* **정확한 문서 추적**: 거절된 항목을 자동으로 보관하고 완전한 거절 히스토리를 확인할 수 있습니다.
* **개인화된 커뮤니케이션**: 거절 이유와 메모를 이메일의 커스텀 값으로 사용할 수 있습니다.
* **운영 효율성**: 추측을 제거하고 문서 파이프라인을 체계적으로 유지하여 시간을 절약합니다.

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### **수신자 플로우**

수신자는 간단하고 직관적인 방법으로 문서를 거절할 수 있습니다. 문서 보기에서 우상단 메뉴의 **문서 거절** 옵션을 선택하고, 미리 정의된 이유를 선택하거나 커스텀 메모를 입력할 수 있습니다. 이를 통해 클라이언트로부터 직접 정확하고 실행 가능한 피드백을 받을 수 있습니다.

#### **수신자로서 거절하기**

수신자가 문서 링크를 엽니다. 우상단 메뉴에서 **문서 거절**을 클릭합니다.

![문서 거절 버튼](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155053643979/original/z6uSPSLs9pMGg1eISqoDxItxk1pQ-jBcAA.png?1757672452)

#### **이유 선택**

미리 정의된 이유를 선택하거나 커스텀 메모를 추가합니다. 거절 작업을 제출합니다.

![거절 이유 선택](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155053644023/original/Tb90vrtoVENSg63nINpZkNqoKc3ll7PjoA.png?1757672482)

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### **비즈니스 사용자 플로우**

비즈니스 사용자는 문서를 보낸 후 거절로 표시하여 시스템이 올바른 상태를 반영하도록 할 수 있습니다. 이 옵션은 수신자가 플랫폼 외부(예: 전화나 이메일)에서 진행하지 않겠다고 소통한 경우에 유용합니다. 결과를 기록하면 정확한 추적과 기록 전반의 일관성을 보장할 수 있습니다.

#### **문서 & 계약으로 이동**

Hyperclass에서 **Documents & Contracts**로 이동합니다. **Waiting for others(다른 사람 대기 중)** 아래에서 문서를 찾습니다.

![문서 목록](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155053654508/original/eWs7DzR8X5J_5TTZkGrgZMSDZ3ky7cs7cw.png?1757677586)

#### **문서 선택**

점 세 개 메뉴를 클릭합니다. **거절로 표시**를 선택합니다.

![거절로 표시 메뉴](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155053656744/original/JdBgY9nycRxVHqjhpHzSLFzFF3o4ddjt8A.png?1757678788)

#### **이유 명시**

이유나 커스텀 메모를 추가합니다.

![거절 이유 입력](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155053656813/original/4-Km3K4XrH5H53WFkOqm3db31_7-SsTE2A.png?1757678838)

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### **자동화 (워크플로우)**

자동화는 거절된 문서가 적절한 시점에 적절한 작업을 트리거하도록 보장합니다. **거절됨** 상태에 대한 워크플로우 트리거를 추가하면 자동으로 알림을 보내거나, 할 일을 할당하거나, 후속 조치 캠페인을 생성할 수 있습니다.

Hyperclass에서는 **워크플로우**를 사용하여 문서가 **거절됨**으로 표시될 때마다 액션을 자동화할 수 있습니다. 설정 단계를 따라해보세요:

워크플로우로 이동하여 **Documents & Contracts → Status → Declined**를 사용하는 새로운 트리거를 생성합니다. 그 후 팀에게 알림 보내기, 후속 조치 할 일 생성, 클라이언트를 재참여시키기 위한 관계 유지 시퀀스 시작 등 다음에 수행할 작업을 정의할 수 있습니다.

![워크플로우 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155053658105/original/eYK2x_EEq9IqmbZjCbMEk_7Or-pglpM_qw.gif?1757679341)

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### 이메일 템플릿

이메일 빌더에서 기존 템플릿을 열거나 새 템플릿을 만들고 **커스텀 값** 드롭다운을 클릭합니다. 여기서 **Documents & Contracts**로 이동하여 선택한 특정 이유를 표시하려면 **Document Decline Reasons**를, 제공된 상세 메모를 포함하려면 **Document Decline Reason Body**를 선택합니다.

이러한 값을 사용하면 메시지가 클라이언트에게 명확한 맥락을 제공하고 상황에 더 맞춤화된 느낌을 줍니다.

* **Document Decline Reasons**: 선택된 특정 이유를 삽입합니다.
* **Document Decline Reasons Body**: 제공된 상세 메모를 삽입합니다.

![이메일 템플릿 커스텀 값](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155053658306/original/XZ43XHzS-tsh-hlqRwbT4aznQg032im12g.png?1757679466)

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### **거절된 문서 추적**

거절된 문서는 자동으로 **보관됨** 섹션으로 이동하며, 더 이상 서명할 수 없습니다. 누가 거절했는지, 언제 발생했는지, 그리고 제공된 이유나 메모가 무엇인지 보여주는 상세한 거절 히스토리를 확인할 수 있습니다. 이러한 완전한 가시성은 데이터 기반 의사결정과 효과적인 후속 조치 전략을 지원합니다.

* **Documents & Contracts → Archived**로 이동합니다.

![보관된 문서 목록](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155053659144/original/deGfvfwUyI1EQ9wSVeJmv4Rjc-YqXfktKg.png?1757679952)

#### 히스토리 보기

문서를 선택하고 점 세 개 메뉴를 클릭합니다. **히스토리 보기**를 선택합니다.

![히스토리 보기 메뉴](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155053659612/original/N5YcqYyhGbvSPFjVK60UGF6j3yHA_ljOxA.png?1757680310)

#### **문서 히스토리 확인**

거절 작업의 상세 정보를 검토합니다.

![문서 히스토리 상세](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155053659915/original/4ZlyrDVYqmRdAAmg6DtjF3P25GsH2IPv_g.png?1757680492)

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### 자주 묻는 질문

**문서가 거절되면 어떻게 되나요?** 상태가 **거절됨**으로 변경되고, 보관함으로 이동하며, 거절 상세 정보가 기록됩니다.

**수신자가 커스텀 피드백을 제공할 수 있나요?** 네, 미리 정의된 이유에서 선택하거나 커스텀 메모를 추가할 수 있습니다.

**거절 히스토리는 어떻게 보나요?** **Documents & Contracts → Archived**로 이동하여 문서를 열고 **히스토리 보기**를 클릭하세요.

**문서가 거절될 때 자동화를 트리거할 수 있나요?** 네, **Documents & Contracts → Status → Declined**에 대한 워크플로우 트리거를 설정하세요.

**비즈니스 사용자도 문서를 거절로 표시할 수 있나요?** 네, 비즈니스 사용자는 문서를 보낸 후 거절로 표시하여 결과와 이유를 기록할 수 있습니다.

**이메일 커스텀 값은 어떻게 작동하나요?** {{Document Decline Reasons}}와 **{{Document Decline Reasons Body}}** 값이 선택된 이유와 메모를 이메일 템플릿에 직접 가져옵니다.

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*원문 최종 수정: Fri, 12 Sep, 2025 at 7:37 AM* *Hyperclass 사용 가이드 — hyperclass.ai*


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```
GET https://hyperclass.gitbook.io/hyperclass-docs/payments/capture-feedback-and-automate-follow-ups-with-decline-documents-feature.md?ask=<question>
```

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The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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