# 워크플로우 트리거 - 문서 및 계약 ## 워크플로우 트리거 - 문서 및 계약 이 글에서는 문서 상태를 기준으로 자동화 작업을 실행하는 "문서 및 계약" 워크플로우 트리거 사용법을 설명합니다. 문서가 발송되거나 서명되거나 조회되거나 완료됐을 때, 이 트리거를 사용하면 알림 발송, 연락처 태그 추가, 파이프라인 업데이트 등의 워크플로우를 자동으로 시작할 수 있어요. 템플릿, 수신자 유형, 문서 금액별로 필터링해서 매우 구체적인 자동화 경로를 만들 수도 있습니다. 제안서, NDA, 계약서를 더 효율적으로 관리하는 데 특히 유용해요. *** 목차 * [문서 및 계약 워크플로우 트리거란?](#문서-및-계약-워크플로우-트리거란) * [문서 및 계약 워크플로우 트리거의 주요 장점](#문서-및-계약-워크플로우-트리거의-주요-장점) * [문서 및 계약 워크플로우 트리거 설정 방법](#문서-및-계약-워크플로우-트리거-설정-방법) * [자주 묻는 질문](#자주-묻는-질문) *** ## **문서 및 계약 워크플로우 트리거란?** Hyperclass의 **문서 및 계약 워크플로우 트리거**는 문서 상태가 변경될 때 자동화 작업을 실행하도록 설계됐어요. 문서가 발송, 조회, 서명, 완료됐을 때 말이죠. 이 트리거는 문서의 생명주기를 워크플로우 자동화와 연결해서, 수신자의 행동에 따라 즉시 작업을 수행할 수 있게 해줍니다. 제안서, 계약서, 협약서와 관련된 커뮤니케이션, 기록 관리, 후속 작업을 간소화하는 데 이상적이에요. 이 트리거는 정기적으로 서명이나 승인을 위한 문서를 보내는 **에이전시, 서비스 제공업체, 비즈니스**에 특히 유용합니다. **상태, 템플릿명, 수신자 유형** 등의 필터를 활용하면 특정 시나리오에 맞는 매우 타겟팅된 워크플로우를 구축할 수 있어요. NDA, 영업 제안서, 계약서 관리 등 어떤 용도든 이 트리거는 프로세스를 체계적이고 시의적절하며 확장 가능하게 유지해 줍니다. *** ### **문서 및 계약 워크플로우 트리거의 주요 장점** 이 워크플로우 트리거는 정밀한 문서 기반 작업 자동화를 가능하게 해줍니다. 서명 추적이든 문서 상태에 따른 후속 조치 커스터마이징이든, 이 트리거는 운영 효율성과 커뮤니케이션을 향상시켜줘요. * 문서 상태 기반 자동 후속 조치: 문서가 발송, 조회, 서명, 완료됐을 때 개인화된 워크플로우를 트리거해서 수동 추적 없이도 시의적절한 리마인더, 업데이트, 내부 작업을 보장합니다. * 향상된 기록 관리: 문서 활동을 기준으로 CRM 필드, 구글 시트, 슬랙 채널을 자동 업데이트해서 기록을 최신 상태로 유지하고 데이터 입력 오류를 방지해요. * 타겟 자동화를 위한 동적 필터링: 템플릿명, 상태, 수신자 유형 등의 필터를 사용해서 특정 문서나 수신자에게만 워크플로우를 트리거할 수 있어요. 다양한 문서 유형을 서로 다른 워크플로우로 관리하기에 완벽하죠. * 향상된 내부 팀 협업: 문서에서 주요 작업이 수행됐을 때 즉시 내부 알림을 보내서 영업팀이나 운영팀이 지체 없이 후속 조치하거나 다음 단계를 진행할 수 있게 해줘요. * 개인화된 고객 경험: 연락처나 문서의 커스텀 값을 사용해서 발신 이메일, 알림, 작업을 개인화할 수 있어요. 전문적이고 고객 중심적인 커뮤니케이션 플로우를 유지하는 데 도움이 됩니다. *** ### 문서 및 계약 워크플로우 트리거 설정 방법 #### 자동화 메뉴로 이동하기 왼쪽 네비게이션 패널에서 Automation(자동화)을 클릭한 다음, 상단 우측의 파란색 + Create Workflow(워크플로우 만들기) 버튼을 선택하세요. Start from Scratch(처음부터 시작)를 선택해서 커스텀 워크플로우를 만들어보세요. ![자동화 워크플로우 생성](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155050138126/original/JDTNUOmFqwSypcTAt4onvzkPLr16UZYjKA.png?1753084464) #### **새 트리거 추가하기** 워크플로우 빌더 안에서 + Add New Trigger(새 트리거 추가)를 클릭해서 시작 조건을 설정하세요. 트리거 목록에서 Payments(결제) 섹션으로 스크롤해서 Documents & Contracts(문서 및 계약)를 클릭해주세요. 문서 관련 이벤트가 발생했을 때 워크플로우가 트리거됩니다. ![문서 및 계약 트리거 선택](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155050138163/original/YxYmN0at4n7IVWc8FZT1sZ3_UUpytUUDlg.png?1753084486) #### **트리거 이름 지정하기** 체계적인 관리를 위해 Workflow Trigger Name(워크플로우 트리거명) 필드에 구체적인 이름(예: "계약서 조회 – 온보딩 문서")을 지어주세요. ![트리거 이름 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155050138195/original/vJVVL0mNv_ugyeTIv2cmmVIEJS0elB5bfA.png?1753084509) #### 필터 추가하기 Add Filters(필터 추가)를 클릭해서 워크플로우가 언제 트리거될지 결정하는 구체적인 조건을 설정하세요. ![필터 추가](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155050138353/original/B5B6W4cjjAM8SSaIxCGuduxgzRV3tgktRQ.png?1753084634) #### **필터 필드와 조건 선택하기** 다음과 같은 기본 필터 중에서 선택할 수 있어요: * **Recipient Type(수신자 유형):** Contact(연락처) 또는 Business User(비즈니스 사용자) * **Status(상태):** Viewed(조회함), Signed/Accepted(서명함/승인함), Completed(완료), Sent(발송함) * **Template(템플릿):** 특정 문서 템플릿 * **Value(금액):** 계약 금액, 고액 거래 필터링에 유용 ![필터 조건 선택](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155050138365/original/EQOWr2EwHhRQd6Dt3cVXCa5rEpoyl2Cqcg.png?1753084655) #### 수신자 유형 필터 "Recipient Type(수신자 유형)" 필터를 사용해서 문서가 누구에게 보내졌는지 지정하세요—Business User(비즈니스 사용자) 또는 Contact(연락처) 중 하나요. 이렇게 하면 의도한 수신자 유형이 취한 행동에 기반해서만 워크플로우가 트리거됩니다. ![수신자 유형 필터](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155050138662/original/VomGMNsKJ5LWh2AaOrDYbMYcb_uBxHwkpw.png?1753084845) #### **상태 필터** "Status(상태)" 필터를 사용하면 문서의 단계에 따라 워크플로우를 트리거할 수 있어요—Sent(발송함), Viewed(조회함), Signed/Accepted(서명함/승인함), Completed(완료) 등이요. 문서에서 취해진 구체적인 행동에 맞춰 자동화를 조정할 수 있습니다. ![상태 필터](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155050138722/original/S8VozLTPqiGht7et4f0satCACVzNu73wXQ.png?1753084893) #### 템플릿 필터 "Template(템플릿)" 필터를 사용하면 어떤 문서나 계약 템플릿이 워크플로우를 트리거할지 지정할 수 있어요. 온보딩 폼이나 서비스 계약 등 특정 협약에 대해서만 자동화를 실행하고 싶을 때 유용합니다. ![템플릿 필터](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155050138775/original/vknXb90h7z_GqRa0OvZXn10dt42YcOt6sg.png?1753084950) #### 금액 필터 "Value(금액)" 필터를 사용하면 문서에 지정된 금전적 금액이나 수치 값을 기준으로 워크플로우를 트리거할 수 있어요. "보다 큰", "같음" 등의 연산자를 적용해서 특정 금액 조건을 만족하는 문서에서만 자동화를 실행할 수 있죠. 예산 기준점이나 가격 단계에 연결된 계약에 이상적입니다. ![금액 필터](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155050138918/original/w6QjbwMT4mYadLEMbtRno0WL83220eqGbQ.png?1753085030) #### **트리거 저장하기** 필터 설정이 완료되면 Save Trigger(트리거 저장)를 클릭해서 설정을 적용하세요. 이제 정의한 조건에 맞는 문서 이벤트를 기준으로 워크플로우가 자동으로 활성화될 거예요. ![트리거 저장](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155050138603/original/U47aDMa6KtUVMvs9RZFdsjNAMMF2jbcirA.png?1753084817) *** ### 자주 묻는 질문 **Q: 연락처가 서명한 문서와 비즈니스 사용자가 서명한 문서에 따라 다른 워크플로우를 트리거할 수 있나요?** 네, 가능해요. **수신자 유형 필터**를 사용하면 트리거가 **연락처**(리드나 고객 같은 외부 사용자)에게 적용될지 **비즈니스 사용자**(팀원이나 직원)에게 적용될지 선택할 수 있어요. 고객 대상 계약과 내부 승인에 대해 별도의 워크플로우를 실행해야 할 때 특히 유용하죠. 예를 들어, 연락처가 제안서에 서명하면 고객 온보딩 이메일을 보내고, 비즈니스 사용자가 내부 검토 문서에 서명하면 내부 슬랙 알림을 트리거할 수 있어요. **Q: 같은 문서가 조회되기도 하고 서명되기도 한다면 트리거가 두 번 실행되나요?** 네, 맞아요. 각 **상태 변경**(예: "조회함"에서 "서명함/승인함"으로)은 별개 이벤트로 처리되며, 두 상태 모두 트리거로 설정되어 있다면 각각 독립적으로 워크플로우를 활성화할 수 있어요. 중복 자동화를 피하려면 워크플로우 안에 **조건부 로직을 추가**해서 액션을 실행하기 전에 태그나 커스텀 필드 값을 확인해야 해요. 이렇게 하면 중복 메시지나 업데이트를 방지할 수 있습니다. **Q: "금액" 필터를 사용해서 5천 달러 이상의 고액 계약 제안서에서만 워크플로우를 트리거할 수 있나요?** 물론이죠. **금액 필터**에서는 "보다 큰", "같음" 등의 연산자를 적용할 수 있어요. 계약 금액이 특정 기준점을 초과했을 때만 활성화되도록 트리거를 설정할 수 있습니다. 고액 고객에게 다른 온보딩 단계를 보내거나 대형 계약에 대해 영업 관리자에게 알림을 보내는 데 특히 유용해요. **Q: 특정 문서 템플릿(예: NDA나 서비스 계약)에서만 워크플로우를 트리거하도록 제한하려면 어떻게 하나요?** **템플릿 필터**를 사용해서 워크플로우를 활성화할 특정 문서 템플릿을 선택하세요. 이렇게 하면 개별 문서 유형에 연결된 고유한 자동화를 실행할 수 있어요. 예를 들어, "서비스 계약" 템플릿에 서명한 고객에게는 환영 시퀀스를 보내고, "NDA" 템플릿을 완료한 고객에게는 다른 시퀀스를 보낼 수 있죠. 이렇게 하면 워크플로우가 **상황별로 맞춤화**되고 정확한 템플릿이 사용됐을 때만 트리거됩니다. *** *원문 최종 수정: 2025년 7월 25일* *Hyperclass 사용 가이드 — hyperclass.ai* --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://hyperclass.gitbook.io/hyperclass-docs/and-documents/workflow-trigger-documents-contracts.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.