# 워크플로우에서 문서 및 계약서 템플릿을 자동으로 생성하고 발송하는 방법

## 워크플로우에서 문서 및 계약서 템플릿을 자동으로 생성하고 발송하는 방법

이 가이드에서는 제안서, 견적서, 서비스 계약서 등 전문적인 문서나 계약서 템플릿을 만들고, Hyperclass의 워크플로우를 사용해 자동으로 발송하는 방법을 알아보겠습니다. 템플릿 구축부터 커스텀 데이터 삽입, 문서 발송 트리거 설정, CRM에서 완료 상태 추적까지 모든 과정을 다룹니다.

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#### 커뮤니티 튜토리얼 영상

<https://www.youtube.com/watch?v=eqKz8ZFzCyY>

<https://www.youtube.com/watch?v=zcHG8DHllQI>

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목차

* [문서 및 계약서 기능이란?](#문서-및-계약서-기능이란)
* [워크플로우로 문서 및 계약서 발송의 주요 장점](#워크플로우로-문서-및-계약서-발송의-주요-장점)
* [문서 또는 계약서 템플릿 만드는 방법](#문서-또는-계약서-템플릿-만드는-방법)
* [워크플로우를 통해 문서 자동 발송하는 방법](#워크플로우를-통해-문서-자동-발송하는-방법)
* [연락처가 받는 내용](#연락처가-받는-내용)
* [문서 상태 추적 방법](#문서-상태-추적-방법)
* [자주 묻는 질문](#자주-묻는-질문)
* [관련 가이드](#관련-가이드)

## 문서 및 계약서 기능이란?

문서 및 계약서(Documents & Contracts) 기능을 사용하면 제안서, 견적서, 서비스 계약서 등 브랜딩이 적용된 법적 구속력 있는 템플릿을 만들고, 태그 추가나 파이프라인 단계 변경 등 특정 트리거를 기반으로 워크플로우를 통해 자동으로 발송할 수 있습니다. 이 자동화로 적절한 시점에 문서가 전달되고, 수동 후속 작업이 필요 없으며, 영업이나 온보딩 워크플로우를 간소화할 수 있습니다.

### 워크플로우로 문서 및 계약서 발송의 주요 장점

문서 자동화는 서비스나 영업 파이프라인을 간소화하면서 상호작용을 세련되고 규정에 맞게 유지해줍니다.

* 특정 트리거 발생 시 계약서 자동 발송
* 동적 콘텐츠(커스텀 값)가 포함된 재사용 가능한 템플릿 활용
* 몇 초 만에 법적 구속력 있는 전자서명 수집
* 문서 내에 가격/상품 목록 직접 포함
* 문서 전달, 서명 상태, 완료 추적
* 문서 서명 완료 후 후속 액션을 위한 워크플로우 설정

### **문서 또는 계약서 템플릿 만드는 방법**

템플릿은 재사용 가능하며 로고, 커스텀 값, 가격표 등을 포함할 수 있습니다.

**1단계: 새 문서 템플릿 열기**

* `Payments(결제) → Documents & Contracts(문서 및 계약서) → Templates(템플릿)`으로 이동합니다.
* `+ New(새로 만들기) → Create New Template(새 템플릿 만들기)`을 클릭합니다.
* 템플릿 이름을 입력합니다(예: "제안서").

![새 문서 템플릿 만들기](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155046411293/original/OmhgD7ily1z56D3MRVWiuOTi-yrf-Rx2kQ.gif?1746821717)

**2단계: 문서 템플릿 디자인**

* `Add Element(요소 추가)`를 사용해 문서를 구성합니다:
  * **Image(이미지)**: 로고나 브랜딩 요소 업로드
  * **Text(텍스트)**: 계약 조건, 서비스 설명 등 추가
  * **Custom Values(커스텀 값)**: 연락처 이름이나 이메일 같은 동적 필드 삽입
  * **Product List(상품 목록)**: 카탈로그의 가격 정보가 포함된 서비스나 항목 포함
  * **Signature Box(서명란)**: 고객이 서명할 공간 추가
* `Save(저장)`를 클릭해 향후 사용할 템플릿을 저장합니다.

![문서 템플릿 디자인](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155046411268/original/Onr7QIioElyXphNe-tZ2OJmFyiKfoag5lA.png?1746821564)

참고: Templates(템플릿) 탭에서 저장된 템플릿을 언제든 편집할 수 있습니다. 단, 변경 사항은 이미 발송되거나 초안으로 저장된 문서에는 소급 적용되지 않습니다.

### **워크플로우를 통해 문서 자동 발송하는 방법**

태그 추가나 파이프라인 단계 변경 같은 특정 이벤트가 발생할 때 문서 템플릿을 자동으로 발송할 수 있습니다. "Send Documents & Contracts(문서 및 계약서 발송)" 액션을 사용하려면 템플릿이 저장되어 있고 연락처에 유효한 이메일 주소가 있어야 합니다.

**1단계: 새 워크플로우 만들기**

* `Automation(자동화) → Workflows(워크플로우)`로 이동합니다.
* `+ Create Workflow(워크플로우 만들기)`를 클릭하고 `Start from Scratch(처음부터 시작)`을 선택합니다.

![새 워크플로우 만들기](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155046411342/original/kJPn9QLXNOuPN69wFaCDCMItDFgTlYWFBQ.png?1746821887)

**2단계: 워크플로우 디자인**

* 트리거를 선택합니다(예: Tag Added(태그 추가)나 Opportunity Updated(기회 업데이트))
* `Send Documents & Contracts(문서 및 계약서 발송)` 액션을 추가합니다:
  * 액션 이름을 입력합니다
  * 문서를 "발송할" 사용자를 선택합니다
  * 저장된 템플릿을 선택합니다(예: "이벤트 제안서")
  * `Send Directly(직접 발송)` 또는 `Create as Draft(초안으로 생성)` 중 선택합니다
  * 발송 채널을 선택합니다 - 이메일, SMS 또는 둘 다

**참고:** SMS를 선택해도 시스템은 여전히 연락처에 이메일이 등록되어 있어야 합니다. 연락처에 이메일이 없으면 계약서는 생성되지만 이메일이 추가될 때까지 초안 상태로 남아있습니다.

* `Save(저장)`를 클릭한 후 워크플로우를 `Publish(발행)`합니다.

![워크플로우 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155059226086/original/nZVKLjKIztDyqcm83H-rik1RC0LnYI47Qg.png?1764134652)

💡 **팁**: 나중에 검토하고 수동으로 문서를 발송하려면 "Create as Draft(초안으로 생성)"을 사용하세요.

**템플릿에서 서명자를 "Sender(발송자)"로 설정**

서명자를 \*\*Sender(발송자)\*\*로 지정하면 워크플로우가 실행 시 올바른 내부 사용자를 할당할 수 있어, 발송자마다 템플릿을 편집할 필요가 없습니다.

설정 방법(템플릿 편집기):

1. `Payments(결제) → Documents & Contracts(문서 및 계약서) → Templates(템플릿)`으로 이동해 \*\*New(새로 만들기)\*\*를 클릭합니다(또는 기존 템플릿을 편집합니다).

![템플릿 편집](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155064086014/original/XIeK1LtAUU2zSjsRx844pZ8cvRO5T68PzQ.png?1770123485)

2. 문서에 Signature(서명) 또는 다른 입력 필드를 추가합니다.
3. 필드 \*\*Properties(속성)\*\*에서 `To be signed by(서명자) → Sender(발송자)`로 설정합니다. "Sender"는 문서를 발송하는 사용자로, 워크플로우가 동적으로 매핑할 수 있습니다.

![서명자 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155064086169/original/5aLhe_dzO3m3yQQcW2sw0NaY4wfugO2EmA.png?1770123547)

**입력 필드를 특정 직원에게 할당(템플릿 레벨)**

입력 필드를 선택할 때 하위 계정의 특정 직원에게 할당할 수 있습니다.

1. 템플릿 편집기에서 입력 필드(예: Signature(서명))를 클릭합니다.
2. 우측 Properties(속성) 패널에서 \*\*To be signed by(서명자)\*\*를 엽니다.
3. 직원 목록에서 해당 직원을 선택합니다.
4. 템플릿을 저장합니다.

템플릿을 사용해 문서를 생성할 때 선택된 직원이 해당 필드에 미리 할당됩니다.

![직원 할당](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155066571205/original/LagXiPECtFk9IgBjJItG2vUQJSmu-Kuf5A.png?1773135948)

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### **발송자 필드 매핑 (Assign Sender Fields To)**

템플릿에 Sender(발송자) 필드가 포함된 경우, 워크플로우가 발송 시 올바른 내부 서명자에게 할당할 수 있어 수동 편집이 필요 없습니다.

설정 방법(워크플로우):

1. 워크플로우에 **Send Documents & Contracts(문서 및 계약서 발송)** 액션을 추가합니다.
2. \*\*From user(발송 사용자)\*\*를 선택합니다(문서와 알림을 누가 발송할지 제어).

![발송 사용자 선택](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155064087045/original/AmhoiweiSapZ4OVpNTrVYtFDpEQgGUcIlQ.png?1770124033)

3. `To be signed by → Sender(서명자 → 발송자)`로 설정된 필드가 포함된 \*\*Template(템플릿)\*\*을 선택합니다.

![템플릿 선택](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155064087156/original/2xK03jvKzwKqtOPbwKMIOnrgHFwI4298EQ.png?1770124075)

4. `Assign Sender Fields To(발송자 필드 할당 대상)` 아래에서 선택합니다:

**From User(발송 사용자)** — 워크플로우의 발송자가 서명, 또는\
**Template Owner(템플릿 소유자)** — 템플릿을 마지막으로 업데이트한 사용자가 서명.

![발송자 필드 할당](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155064087238/original/xcrjzJlR8nC3tftcYmmjMnhZgjv6Gro6Ug.png?1770124133)

5. Sending Mode(발송 모드)와 Channel(채널)(Email(이메일) 또는 \*\*Direct(직접))을 선택한 후 저장하고 발행합니다.

**동작 방식:** 선택한 템플릿에 Sender(발송자) 필드가 있으면 발송 전에 할당됩니다.

### **연락처가 받는 내용**

트리거가 실행되면 연락처는 문서에 대한 안전한 링크가 포함된 이메일을 받습니다.

* 이메일에는 이름과 제안서 또는 계약서 세부 정보가 포함됩니다.
* 링크를 클릭하여 브라우저에서 바로 서명을 완료할 수 있으며, 로그인이나 다운로드가 필요 없습니다.

### **문서 상태 추적 방법**

문서가 초안, 발송됨, 확인됨, 완료됨 중 어느 상태인지 Documents & Contracts(문서 및 계약서) 대시보드에서 모니터링할 수 있습니다.

* `Payments(결제) → Documents & Contracts(문서 및 계약서) → All Documents and Contracts(모든 문서 및 계약서)`로 이동합니다.
* 상단 탭을 사용해 다음으로 필터링합니다:
  * Drafts(초안)
  * Waiting for Others(다른 사람 대기 중)
  * Completed(완료됨)
  * Payments(결제)

![문서 상태 추적](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155046411421/original/bflqdq6OBmogTkDscLL7swmCIzr_iam2vA.png?1746822135)

### **자주 묻는 질문**

**Q: 문서를 발송한 후 편집할 수 있나요?** "Create as Draft(초안으로 생성)"을 선택한 경우에만 가능합니다. 직접 발송한 경우 문서가 잠기며 편집할 수 없습니다.

**Q: 연락처가 서명하지 않으면 어떻게 되나요?** 문서는 "Waiting for Others(다른 사람 대기 중)" 상태로 남아있습니다. 다시 발송하거나 연락처에게 수동으로 후속 조치를 취할 수 있습니다.

**Q: 한 명 이상에게 문서를 발송할 수 있나요?** 네, Multiple Recipient Support(다중 수신자 지원)를 사용해 하나의 문서에서 여러 사람에게 서명 요소를 할당할 수 있습니다.

**Q: 서명 시 결제를 받을 수 있나요?** 네. 템플릿에 가격이 포함된 상품 목록이 있으면 Stripe나 다른 결제 연동을 사용해 결제 수집을 활성화할 수 있습니다.

**Q: 서명된 문서는 법적 구속력이 있나요?** 네, Hyperclass의 전자서명 프로세스는 합법성과 감사 가능성을 위한 주요 디지털 서명 규정을 준수합니다.

**Q: 수신자가 모바일에서 문서에 서명할 수 있나요?** 네, 문서는 모바일 친화적이며 휴대폰 브라우저에서 직접 서명할 수 있습니다.

**Q: 문서를 발송하기 전에 미리 볼 수 있나요?** 네. 설정 시 "Create as Draft(초안으로 생성)" 모드를 선택해 최종 검토 후 수동으로 발송할 수 있습니다.

**Q: SMS로 계약서를 발송하려 하는데 연락처에 이메일이 없으면 어떻게 되나요?** 계약서는 생성되지만 초안 상태로 남아있습니다. 계약서를 성공적으로 발송하려면 연락처에 이메일을 추가해야 합니다.

**Q: SMS 발송인데도 이메일 주소가 필요한 이유는 무엇인가요?** 현재 시스템에서 추적, 버전 이력, 계약서 수명 주기 관리를 위해 연락처의 이메일을 필수 식별자로 사용하고 있습니다. 계약서가 SMS로 전달되더라도 시스템 무결성을 유지하기 위해 연락처 프로필에 이메일이 있어야 합니다.

#### **관련 가이드**

* [워크플로우 액션 - 문서 및 계약서 발송](/hyperclass-docs/workflows/workflow-action-send-documents-contracts.md)
* [워크플로우 내 문서 및 계약서 트리거](/hyperclass-docs/and-documents/workflow-trigger-documents-contracts.md)
* [문서 및 계약서 사용 방법](/hyperclass-docs/and-documents/how-to-use-documents-contracts.md)
* [문서 알림 커스터마이징](/hyperclass-docs/and-documents/documents-contracts-email-templates-and-team-notifications-setup.md)
* [서명 시 결제 자동화](/hyperclass-docs/and-documents/workflow-trigger-documents-contracts/documents-contracts-how-to-automate-sending-invoices-when-documents-are-signed.md)
* [다중 수신자 지원](/hyperclass-docs/and-documents/multiple-recipient-support-on-documents-contracts.md)

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*원문 최종 수정: Tue, 10 Mar, 2026 at 4:46 AM* *Hyperclass 사용 가이드 — hyperclass.ai*


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# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://hyperclass.gitbook.io/hyperclass-docs/and-documents/how-to-create-and-send-document-or-contract-templates-automatically-in-a-workflo.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.