# 문서 및 계약: 이메일 템플릿 및 팀 알림 설정

## 문서 및 계약: 이메일 템플릿 및 팀 알림 설정

문서 및 계약(Documents & Contracts)에서 고객 대상 이메일 템플릿을 커스터마이징하고 팀 알림을 설정하는 방법을 알아보세요. 이 가이드는 개인화된 메시지 설정, 동적 커스텀 값 삽입, 그리고 문서 활동에 대해 팀이 정보를 받을 수 있도록 하는 방법을 단계별로 안내합니다. 이 가이드를 완료하면 고객에게 전문적인 커뮤니케이션을 제공하면서 내부 업데이트를 효율화할 수 있습니다.

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### 목차

* [문서 및 계약의 이메일 템플릿 커스터마이징과 알림이란?](#문서-및-계약의-이메일-템플릿-커스터마이징과-알림이란)
* [이메일 템플릿 커스터마이징과 알림의 주요 이점](#이메일-템플릿-커스터마이징과-알림의-주요-이점)
* [커스터마이징 가능한 이메일 템플릿](#커스터마이징-가능한-이메일-템플릿)
* [동적 문서 커스터마이징](#동적-문서-커스터마이징)
* [팀 알림](#팀-알림)
* [이메일 템플릿 및 팀 알림 설정 방법](#이메일-템플릿-및-팀-알림-설정-방법)
* [자주 묻는 질문](#자주-묻는-질문)

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## 문서 및 계약의 이메일 템플릿 커스터마이징과 알림이란?

문서 및 계약의 이메일 템플릿 커스터마이징과 알림 기능을 통해 비즈니스는 고객과의 커뮤니케이션을 개인화하고 내부 알림을 더 효과적으로 관리할 수 있습니다. 이 기능은 동적 제안 데이터와 함께 전문적인 고객 대상 이메일을 디자인하고, 중요한 문서 활동이 발생할 때마다 팀원들이 정보를 받을 수 있도록 보장합니다.

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#### **템플릿 선택 및 발송 시점 이메일 편집**

가장 적절한 이메일을 선택하고 발송 순간에 빠른 편집을 하면 명확성이 높아지고 후속 조치가 줄어듭니다. 이러한 컨트롤은 기본 템플릿을 보완하여 전달 직전에 메시지를 확인하거나 조정할 수 있게 해줍니다.

**수동 발송 개선 기능의 주요 이점**

* **가시성**: 발송 모달에서 편집 아이콘이 계속 보여서 발송 전 조정이 명확합니다.
* **제어**: 이메일 템플릿 드롭다운으로 각 상황에 가장 적합한 템플릿을 선택할 수 있습니다.
* **속도**: 고객 대상 이메일을 완성할 때 더 적은 클릭과 추측으로 처리할 수 있습니다.

#### 작동 방법

* 문서나 계약을 열고 **Send(발송)** 버튼을 클릭하여 발송 모달을 엽니다.
* Email Template(이메일 템플릿) 드롭다운을 사용하여 발송할 템플릿을 선택합니다.

![템플릿 선택 화면](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155063306093/original/q-6ArFMSeB0L1kqRsvZfGlCgCRZAOJE2Cg.png?1769153363)

* 필요한 경우 **Edit(편집)** 아이콘을 클릭하여 제목이나 본문 텍스트를 조정합니다.

![이메일 편집 화면](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155063305113/original/TU_OGD9IofElsLrsbpDClhewkChfpD8jdg.png?1769152393)

* 미리보기를 검토하고 \*\*Send(발송)\*\*를 클릭합니다.

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### **이메일 템플릿 커스터마이징과 알림의 주요 이점**

잘 구조화된 이메일 템플릿과 알림은 전문성을 유지하고, 고객 커뮤니케이션을 향상시키며, 팀 협업을 개선하는 데 도움이 됩니다. 주요 이점은 다음과 같습니다:

* **커스터마이징 가능한 템플릿**: 제안서와 계약서를 위한 고객 대상 이메일을 개인화할 수 있습니다.
* **동적 콘텐츠**: 커스텀 값을 사용하여 링크, 고객 이름, 총액, 마감일 등 제안서 세부사항을 삽입할 수 있습니다.
* **일관된 브랜딩**: 모든 고객 상호작용에서 전문적이고 브랜드화된 커뮤니케이션을 제공할 수 있습니다.
* **기본 팀 알림**: 문서 발송자에게 기본적으로 정보를 제공하여 소통 오류를 줄입니다.
* **중앙화된 관리**: 설정(Settings)의 한 곳에서 고객과 팀 알림을 구성할 수 있습니다.

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### **커스터마이징 가능한 이메일 템플릿**

커스터마이징 가능한 이메일 템플릿을 통해 비즈니스의 브랜딩과 톤에 맞는 고객 대상 메시지를 디자인할 수 있습니다. 이 템플릿들은 일반적인 시스템 메시지를 대체하여 고객이 개인화되고 전문적인 커뮤니케이션을 받을 수 있도록 보장합니다.

* 제목 줄과 메시지 본문 텍스트를 편집할 수 있습니다.
* **제안서 URL, 고객 이름, 제안서 총액** 등의 병합 필드를 추가할 수 있습니다.
* 제안서, 계약서, 서명 완료 알림을 위한 다양한 템플릿을 만들 수 있습니다.

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### **동적 문서 커스터마이징**

동적 커스터마이징을 통해 제안서와 계약서에서 실시간 데이터를 자동으로 가져올 수 있습니다. 이를 통해 고객이 수동 편집 없이도 항상 정확한 세부사항을 받을 수 있습니다.

* **{{proposal.url}}, {{contact.first\_name}}, {{proposal.total}}, {{proposal.due\_date}}** 등의 값을 삽입할 수 있습니다.
* 고객이 문서에 직접 접근할 수 있는 링크를 포함할 수 있습니다.
* 수동 업데이트를 피하여 시간을 절약할 수 있습니다.

**예시:**

* 일반적인 메시지: "제안서가 준비되었습니다."
* 동적 메시지: "안녕하세요 {{contact.first\_name}}님, 제안서가 준비되었습니다! 여기에서 확인하세요: {{proposal.url}}. 총 금액은 {{proposal.total}}입니다."

**문서 및 계약 템플릿은 두 가지 유형의 변수를 지원합니다:**

**1. 연락처 변수** 연결된 연락처 레코드에서 정보를 가져옵니다 (예: {{contact.first\_name}}, {{contact.email}}).

이 필드들은 다음에서 관리할 수 있습니다: Settings(설정) → Custom Fields(커스텀 필드) → Contact(연락처).

**2. 문서/제안서 변수** 문서 자체에서 직접 정보를 가져옵니다 (예: 제안서 링크, 총액, 마감일). 예시:

* {{proposal.url}}
* {{proposal.total}}
* {{proposal.due\_date}}

이 값들은 발송되는 문서를 기반으로 자동 생성됩니다.

해당 문서에 변수가 존재하지 않으면 이메일에서 공백으로 표시됩니다.

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### **팀 알림**

팀 알림은 문서가 발송되거나 서명될 때마다 내부 가시성을 보장합니다. 기본적으로 내부 알림은 문서 발송자(소유자)에게 전달됩니다. Team Notifications(팀 알림)에서 발송자 신원(From Name/Email)을 변경할 수 있습니다. 추가 팀원에게 알리려면 워크플로우를 사용하세요.

* Settings(설정) → Team Notifications(팀 알림)에서 팀 알림에 액세스할 수 있습니다.
* 알림을 통해 영업 담당자, 계정 관리자, 기타 팀원들이 정보를 받을 수 있습니다.
* 책임감과 원활한 워크플로우를 보장합니다.

### 더 많은 내부 사용자에게 알림 (권장 방법)

문서 알림에 특정 사용자, 역할, 팀 또는 추가 이메일 주소를 추가하려면 워크플로우를 만들어야 합니다:

**트리거:** Documents & Contracts(문서 및 계약) → 이벤트 선택 (발송, 조회, 서명, 완료). **액션:** Internal Notification(내부 알림) → Users(사용자) / Roles(역할) / Teams(팀) 선택 또는 커스텀 이메일 입력. (선택사항) 조건 추가 (예: 템플릿 이름, 거래 금액) 및 추가 액션 (연락처 태그 추가, 기회 이동).

### 이메일 템플릿 및 팀 알림 설정 방법

문서 및 계약을 위한 고객 대상 이메일과 팀 알림을 구성하려면 다음 단계를 따르세요:

#### **결제(Payments) 섹션 열기**

왼쪽 사이드바에서 \*\*Payments(결제)\*\*를 클릭하여 모든 결제 관련 도구에 접근합니다. 여기서 설정과 커스터마이징을 위한 제안서, 견적서, 계약서가 있는 **Documents & Contracts(문서 및 계약)** 영역을 찾을 수 있습니다.

![결제 메뉴 접근](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242662/original/XuwTEKRyyEzbh0iuy5gKfwkgryIFs0wpXQ.png?1756055892)

#### **문서 및 계약 선택**

결제 섹션에서 상단 네비게이션 바의 \*\*Documents & Contracts(문서 및 계약)\*\*를 클릭합니다. 알림과 템플릿에 연결된 제안서, 견적서, 계약서를 관리할 수 있는 작업공간이 열립니다.

![문서 및 계약 메뉴](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242663/original/1qW0K-ne3w4SznjMcfyeElsTAtdqQ0ssCA.png?1756055907)

#### **문서 설정 접근**

Documents & Contracts(문서 및 계약) 페이지의 우측 상단 모서리에 있는 **Settings(설정)** 버튼을 클릭합니다. 고객 알림, 팀 알림, 기타 문서 관련 설정을 관리할 수 있는 구성 옵션이 열립니다.

![설정 버튼 접근](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242666/original/T_8bopX10BuIIpCrqSdCIKpGSOs8FhA2Fw.png?1756055920)

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### **고객 알림(Customer Notifications)**

고객 알림은 문서가 공유될 때 고객이 이메일을 받는 방식을 제어합니다. 여기서 발송자 세부사항을 구성하고, CC 수신자를 추가하며, 문서가 수신, 서명되거나 만료 임박 시 등 다양한 문서 이벤트에 대한 템플릿을 커스터마이징할 수 있습니다. 이 옵션들을 설정하면 고객이 항상 전문적이고 브랜드화된 시기적절한 업데이트를 받을 수 있습니다.

**여기서 CC는 고객 대상입니다.** Customer Notifications(고객 알림) → CC에 추가된 주소는 고객 이메일(예: "문서를 받았습니다", "서명된 사본")을 받습니다. 팀원이 동일한 고객 메시지를 받기를 원할 때만 사용하세요.

내부 전용 알림(다른 내용, 다른 대상)의 경우 CC 대신 Workflow(워크플로우) → Internal Notification(내부 알림)을 사용하세요.

![고객 알림 설정 화면](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242668/original/d-LW19T-OJjFR4igRYYEKCXu9DiiRO9uZw.png?1756055934)

#### **이메일 발송자 구성**

\*\*From Name(발송자 이름)\*\*과 **From Email(발송자 이메일)** 필드를 설정하여 고객이 문서 관련 알림의 발송자로 볼 이름을 정의합니다. 이는 일관성을 보장하고 인식 가능한 비즈니스 이름과 이메일 주소를 표시하여 신뢰를 구축합니다.

이 섹션의 우측 상단에 있는 토글 스위치를 사용하여 기능을 켜거나 끌 수 있습니다. 활성화되면 모든 고객 알림이 제공한 커스텀 발송자 세부사항을 사용하여 발송됩니다. 꺼져 있으면 이메일이 시스템 발송자 정보로 기본 설정됩니다.

![이메일 발송자 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242676/original/lNR0bZaSmG9hczWi-QS1H4ISv4x0cxkmAA.png?1756055966)

#### **CC 수신자 구성**

알림을 받아야 하는 기본 또는 문서별 **CC 수신자**를 추가합니다. 이 수신자들은 주 서명자와 함께 문서를 받고 프로세스가 완료되면 서명된 사본을 받게 됩니다.

토글을 사용하여 이 옵션을 활성화하고 이메일 주소를 입력합니다.

![CC 수신자 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242685/original/EwIzJkYorWuIQwXdCy_pxA7oU7DO-mKA9w.png?1756055995)

**이메일 템플릿**

참고: 템플릿은 Documents & Contracts(문서 및 계약) 설정 영역 내에서 직접 생성할 수 없으며, 먼저 Marketing(마케팅) 이메일 빌더에서 생성해야 합니다.

새 템플릿을 만들려면:

1. Marketing(마케팅) → Emails(이메일) → Templates(템플릿)로 이동합니다.
2. Create Template(템플릿 생성)을 클릭합니다.
3. 이메일을 디자인하고 Save as Template(템플릿으로 저장)을 클릭합니다.

저장되면 템플릿이 Documents & Contracts(문서 및 계약) 설정의 Email Template(이메일 템플릿) 드롭다운에 나타납니다.

#### **문서 수신 알림**

고객이 문서를 받았을 때 발송되는 이메일 템플릿을 커스터마이징합니다. **이메일 제목**을 편집하고 템플릿 스타일을 선택하여 알림이 전문적으로 보이고 브랜드와 일치하도록 할 수 있습니다.

**Preview(미리보기) 옵션**을 사용하여 발송 전에 메시지를 검토합니다.

![문서 수신 알림 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242688/original/D45_TvuTmiAacmV6n5NHjhFoTDTyVBptlQ.png?1756056013)

#### **문서 서명 알림**

고객이 문서에 성공적으로 서명하거나 승인했을 때 트리거되는 이메일 템플릿을 설정합니다. **제목 줄**을 커스터마이징하고 **Preview(미리보기) 옵션**을 사용하여 템플릿을 검토하여 메시지가 명확하고 전문적인지 확인할 수 있습니다.

![문서 서명 알림 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242698/original/ZO2gKmi1zk4rxjfELMVKhZKuWaT_1GPmqA.png?1756056025)

#### **문서 만료 경고 이메일**

문서가 만료되기 하루 전에 고객에게 알리는 자동 리마인더 이메일을 설정합니다. **이메일 제목**과 템플릿을 커스터마이징하여 수신자가 빠르게 조치를 취하도록 유도하고 마감일을 놓칠 위험을 줄입니다. 토글을 사용하여 이 기능을 활성화하거나 비활성화합니다.

템플릿과 알림 설정을 변경한 후 페이지 하단의 **Save(저장)** 버튼을 클릭합니다. 이를 통해 모든 구성이 적용되고 커스터마이징된 알림이 앞으로 사용됩니다.

![문서 만료 경고 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242709/original/oQmjrGPcXz-CUWleJNTY0dEBLAL9YG_k-Q.png?1756056070)

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### **팀 알림(Team Notifications)**

팀 알림을 통해 내부 사용자가 문서 활동에 대한 정보를 받을 수 있습니다. 이 설정을 커스터마이징하여 문서가 서명되거나 업데이트될 때 누가 업데이트를 받는지 제어할 수 있습니다. 이를 통해 적절한 팀원이 항상 정보를 받을 수 있고 워크플로우 전반에 걸쳐 책임감을 유지할 수 있습니다.

![팀 알림 설정 화면](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242715/original/Y1QmKpiBH9rXQxOt1kCZhGz9SDulB1h4YQ.png?1756056087)

#### **발송자 세부사항 재정의**

이 옵션을 사용하여 팀 알림의 \*\*From Name(발송자 이름)\*\*과 \*\*From Email(발송자 이메일)\*\*을 커스터마이징합니다. 토글을 활성화하면 모든 내부 알림이 시스템 기본값 대신 지정된 세부사항으로 발송되어 팀 내에서 일관되고 인식 가능한 커뮤니케이션을 만듭니다.

![발송자 세부사항 재정의 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242719/original/GE24Atu4rO6UTUYlKhObj8aJA_EVhlyS_w.png?1756056115)

#### **문서 서명 알림**

이 템플릿은 고객이 문서에 성공적으로 서명했을 때 내부 팀에게 알립니다. **제목 줄**을 편집하고 템플릿 스타일을 선택하여 팀이 완료된 계약에 대해 즉시 업데이트를 받을 수 있도록 할 수 있습니다.

![문서 서명 알림 템플릿](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242725/original/E1Z4dDRvJo2YcGWm0_1I1Ix4CKeVs_b2cw.png?1756056137)

#### **문서 조회 알림**

고객이 문서를 열고 조회했을 때 문서 소유자에게 알리려면 이 옵션을 활성화합니다. **제목 줄**과 템플릿을 커스터마이징하여 팀이 고객 참여에 대한 명확하고 시기적절한 업데이트를 받을 수 있습니다.

![문서 조회 알림 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242740/original/AWWmWZNn_u0_uWZjAFf-fUKLFtaMh8W5Uw.png?1756056154)

#### 팀 알림 설정 저장

템플릿과 알림 설정을 변경한 후 페이지 하단의 **Save(저장)** 버튼을 클릭합니다. 이를 통해 모든 구성이 적용되고 커스터마이징된 알림이 앞으로 사용됩니다.

![설정 저장 버튼](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155052242703/original/JdL5pJmGmlWCp4-A5bD6E7bNa1Ro8FqF5g.png?1756056048)

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### **자주 묻는 질문**

**Q: 템플릿에 {{proposal.url}}과 같은 커스텀 값을 포함했는데, 특정 문서에서 해당 값이 누락되거나 사용할 수 없으면 어떻게 되나요?**

해당 문서에 커스텀 값이 존재하지 않으면 이메일에서 해당 필드가 공백으로 남습니다. 혼동을 피하려면 항상 샘플 데이터로 템플릿을 테스트하고 가능한 경우 대체 텍스트를 포함하는 것이 좋습니다(예: "제안서가 준비되었습니다. 링크를 받지 못하셨다면 저희에게 연락해 주세요.").

**Q: 같은 문서 활동에 대해 다른 팀원이 다른 알림을 받을 수 있나요(예: 한 명은 "문서 서명" 알림을, 다른 한 명은 "문서 조회" 알림만 받는 경우)?**

아니요, 팀 알림은 Team Notifications(팀 알림) 설정 내에서 전역적으로 구성됩니다. 활성화된 모든 알림은 지정된 발송자나 재정의된 발송자 세부사항에 일관되게 적용됩니다. 역할별 알림의 경우 이 설정 영역 외부에서 추가 워크플로우 자동화를 설정해야 합니다.

**Q: Team Notifications(팀 알림)에서 발송자 세부사항을 재정의하면 Customer Notifications(고객 알림)에도 영향을 미치나요?**

아니요. Override Sender Details(발송자 세부사항 재정의) 설정은 팀 대상 알림에만 적용됩니다. Customer Notifications(고객 알림)과 Team Notifications(팀 알림)은 독립적으로 관리되므로 고객 이메일에는 한 "From Email(발송자 이메일)"을, 팀 알림에는 다른 이메일을 사용할 수 있습니다.

\*\*Q: 각 문서 유형별로 다른 템플릿을 만들고 할당할 수 있나요(예: 제안서용 하나, 계약서용 하나, 견적서용


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```
GET https://hyperclass.gitbook.io/hyperclass-docs/and-documents/documents-contracts-email-templates-and-team-notifications-setup.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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