# 라운드 로빈 캘린더에서 팀원 배정 관리하기

라운드 로빈 캘린더(Round Robin Calendars)에서 팀원을 올바르게 배정하면 공평하고 효율적인 예약 분배가 가능합니다. 이 기능을 통해 비즈니스는 일정을 자동화하면서도 특정 선호도에 따라 예약을 배정할 수 있는 유연성을 유지할 수 있습니다.

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목차

* [주요 용어 이해하기](#주요-용어-이해하기)
* [일정 변경 설정 구성하기](#일정-변경-설정-구성하기)
* [신규 예약 설정하기](#신규-예약-설정하기)
* [추가 설정](#추가-설정)
* [모범 사례](#모범-사례)
* [자주 묻는 질문](#자주-묻는-질문)

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## **주요 용어 이해하기**

라운드 로빈 캘린더를 효과적으로 관리하려면 팀원 배정에 영향을 주는 주요 용어를 이해해야 합니다. 이 정의들을 통해 설정을 올바르게 구성하고 원활한 예약 분배를 보장할 수 있습니다.

* **예약 담당자(Appointment Owner):** 예약이 접수될 때 해당 예약에 배정되는 사용자입니다.
* **배정된 사용자(Assigned User):** 시스템 내에서 연락처에게 지정된 사용자로, 지속적인 상호작용 관리에 주로 사용됩니다.

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## **일정 변경 설정 구성하기**

일정 변경 설정은 고객이 예약을 수정할 때 예약이 어떻게 재배정될지를 결정합니다. 이 설정을 통해 예약 배정의 효율성을 유지하면서도 유연성을 보장할 수 있습니다.

### 1단계: 고급 설정 접근하기

* `Settings(설정) → Calendars(캘린더)`로 이동하여 **라운드 로빈 캘린더**를 선택합니다.

![라운드 로빈 캘린더 선택](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155042366100/original/3SMpQ7qa4lD6BLaFi9L_J3Rs8Ms2OQT8-Q.gif?1740665818)

* \*\*Meeting Details(미팅 세부사항)\*\*을 클릭하고 \*\*Team Members(팀원)\*\*를 선택합니다.

![팀원 선택](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155042366339/original/4yDNu0cbLY-LpL3SA30kzN7xs7eBgkDZ3Q.png?1740665973)

### 2단계: 일정 변경 옵션 선택하기

* \*\*Advanced Settings(고급 설정)\*\*에서 일정 변경 설정을 구성합니다.

![고급 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155042366610/original/i7gb-VZvA9RcbHWUT7iYA78uRTJf_FbDFQ.png?1740666133)

* **라운드 로빈으로 재배정:** 라운드 로빈 스케줄링을 통해 재배정하도록 선택하면, 일정이 변경된 예약은 라운드 로빈 알고리즘에 따라 어떤 팀원에게든 배정됩니다.
* **동일한 예약 담당자 유지:** 동일한 예약 담당자를 유지하도록 설정하면, 연락처가 일정 변경 링크를 통해 예약을 변경할 때 예약 위젯(Booking Widget)에서 기존 예약 담당자의 시간대만 표시됩니다.

**예시:** 사용자 A가 기존 예약 담당자였다면, 연락처가 예약을 변경할 때 사용자 A의 예약 가능 시간만 일정 변경에 표시됩니다.

참고: 'Allow Staff Selection(직원 선택 허용)'을 끄면 예약자가 예약 위젯에서 직원을 변경하는 것을 방지할 수 있습니다. 자세한 내용은 [라운드 로빈 캘린더에서 직원 선택을 구성하는 방법](/hyperclass-docs/and-calendars/workflow-action-book-appointment/how-to-configure-staff-member-selection-in-round-robin-calendars.md)을 참조하세요.

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## 신규 예약 설정하기

신규 예약 설정을 통해 비즈니스는 미리 정의된 조건에 따라 직원 배정을 자동화할 수 있으며, 필요할 때 고객이 적절한 팀원과 예약할 수 있도록 보장합니다.

### 1단계: "배정된 사용자와 항상 예약" 활성화하기

* 이 기능을 통해 신규 예약이 항상 연락처의 배정된 사용자와 예약되어야 하는지 선택할 수 있습니다. 연락처에 배정된 사용자가 있으면 해당 사용자에게 우선권이 주어지고, 그렇지 않으면 라운드 로빈 배정이 됩니다.

![배정된 사용자와 항상 예약](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155042369995/original/iZGxloCNkMhUwJkv9iYa-uRrYyDN8gBKfg.gif?1740668410)

**팁**: 예약자가 예약 위젯에서 직원을 변경하지 못하도록 'Allow Staff Selection(직원 선택 허용)'을 끄세요.

#### **사전 요구사항:**

* 리드나 고객이 시스템에 이미 배정된 사용자가 있어야 합니다.
* 이 기능을 사용하려면 \*\*폼(Form)\*\*이 예약 위젯 순서에서 첫 번째여야 합니다. **Forms & Payments(폼 및 결제)** 탭에서 위젯 순서를 재배열할 수 있습니다.

![위젯 순서 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155042369584/original/V3BjcEKK8wTx6pFMirs-IQkV-4yFj2ld7w.png?1740668166)

### 2단계: 구성 단계

* `Meeting Details(미팅 세부사항) → Team Members(팀원) → Advanced Settings(고급 설정)`으로 이동하여 \*\*Always Book with Assigned User(배정된 사용자와 항상 예약)\*\*을 활성화합니다.

![배정된 사용자와 항상 예약 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155042370312/original/AuuwGLM0GxC-YFZLIHj7rciymRCDL5LLcg.gif?1740668656)

#### **신규 예약 설정 작동 방식**

폼이 첫 번째일 때, 연락처가 정보를 입력합니다. 연락처의 이메일이나 전화번호를 기반으로 시스템이 연락처의 배정된 사용자를 확인합니다. 세 가지 시나리오가 가능합니다:

* **배정된 사용자 없음**: 연락처에 배정된 사용자가 없으면, 예약이 라운드 로빈 스케줄링을 통해 배정됩니다.
* **배정된 사용자가 캘린더에 포함되지 않음**: 연락처에 배정된 사용자(예: 사용자 A)가 있지만 해당 사용자가 캘린더에 포함되지 않으면, 캘린더 팀원들 중에서 라운드 로빈 스케줄링으로 예약이 배정됩니다.
* **배정된 사용자가 캘린더에 포함됨**: 연락처에 배정된 사용자(예: 사용자 A)가 캘린더에 포함되면, 사용자 A의 시간대가 예약 위젯에 표시되고 사용자 A와 예약이 잡힙니다.

**참고:** 이 설정을 끄면 모든 신규 예약은 라운드 로빈 스케줄링으로 진행됩니다.

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## **추가 설정**

예약 경험을 더욱 세밀하게 조정하기 위해 라운드 로빈 캘린더 내에서 연락처가 팀원에게 배정되는 방식에 영향을 주는 특정 설정을 활성화할 수 있습니다. 이 설정들은 **Notifications and Additional Options(알림 및 추가 옵션)** 탭에서 찾을 수 있습니다.

![추가 설정](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/155042368798/original/LwPz6aAPrBUuXQxheGHIvsNOiQF2Qg6KFw.png?1740667622)

#### **설정 1: 연락처를 해당하는 캘린더 팀원에게 배정**

* 이 설정을 통해 예약이 접수될 때 연락처가 예약한 팀원에게 자동으로 배정됩니다.
* 예약과 커뮤니케이션을 단일 팀원과 일관성 있게 유지하여 고객 관리를 간소화하는 데 도움됩니다.

#### **설정 2: 연락처의 향후 예약을 동일한 팀원에게 자동 배정**

* 이 설정을 활성화하면 연락처가 특정 팀원과 예약을 한 후, 해당 연락처의 모든 향후 예약이 자동으로 동일한 팀원에게 배정됩니다.
* 이를 통해 연속성을 유지하고 고객이 시간이 지나도 동일한 직원과 작업할 수 있게 하여 고객 관계를 개선합니다.

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## **모범 사례**

모범 사례를 따르면 라운드 로빈 캘린더가 효과적이고 효율적으로 유지됩니다. 일정 충돌을 방지하고 운영 흐름을 개선하기 위해 다음 권장사항을 구현하세요.

* 정확한 예약 분배를 위해 팀원의 가용 시간을 최신으로 유지하세요.
* 비즈니스 요구사항에 맞게 **고급 설정**을 정기적으로 확인하세요.
* 충돌을 방지하기 위해 모든 캘린더에서 일관된 설정을 유지하세요.

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## 자주 묻는 질문

**Q: 고객에게 배정된 사용자가 없으면 어떻게 되나요?** 라운드 로빈 로직이 자동으로 가용한 팀원을 배정합니다.

**Q: 특정 팀원에게 예약을 수동으로 배정할 수 있나요?** 네, 캘린더 설정 내에서 예약을 수동으로 재배정할 수 있습니다.

**Q: 이 기능에서 일정 변경은 어떻게 작동하나요?** 선택한 설정에 따라 예약이 기존 담당자와 유지되거나 라운드 로빈 로직을 통해 재배정될 수 있습니다.

**Q: 연락처 레코드에서 예약을 잡을 때 드롭다운에서 모든 팀원이 보이지 않는 이유는 무엇인가요?**

연락처 상세 화면(`CRM > Contacts(연락처) > Contact(연락처) > Appointments(예약)` 탭)에서 예약을 잡을 때, "Team Member(팀원)" 드롭다운에는 **해당 예약과 연결된 캘린더에 배정된 사용자**만 표시됩니다.

드롭다운에 여러 팀원이 나타나도록 하려면 `Calendars(캘린더) > Select the Calendar(캘린더 선택) > Team Members(팀원)` 탭으로 이동하여 **관련된 모든 사용자를 해당 캘린더에 추가**하세요. 여기에 추가된 사용자만 수동 예약 시 드롭다운 목록에 나타납니다.

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*원문 최종 수정: Mon, 26 May, 2025 at 8:36 AM* *Hyperclass 사용 가이드 — hyperclass.ai*


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